Bagi beberapa perusahaan dan pelaku HRGA, sistem absensi pegawai yang bersifat online masih menjadi tantangan yang harus dilewati. Masalahnya, saat ini sudah cukup banyak sistem dan model absensi pegawai di Indonesia.
Bagi pengguna baru, pasti merasa bingung apa yang perlu dipertimbangkan dari menggunakan sistem absensi, khususnya yang online. Mungkin juga ada beberapa pembaca yang sudah menggunakan sistem absensi pegawai terintegrasi, tapi sedang mempertimbangkan perubahan.
Kali ini, Kami akan memperkenalkan 6 jenis sistem absensi pegawai yang bisa jadi pertimbangan pembaca dalam memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selamat membaca!
Pengertian dan Manfaat Sistem Absensi pegawai
Pada 2022, penggunaan sistem absensi pegawai semakin mumpuni dan tidak terkecuali di Indonesia. Kini, mulai banyak perusahaan yang menggunakan sistem absensi berbasis online untuk memastikan rekaman kehadiran karyawan tercatat rapi dan efisien.
Absensi untuk karyawan merupakan sebuah data yang menunjukkan tentang kehadiran karyawan setiap harinya dalam sebuah perusahaan.
Sistem absensi pegawai adalah sebuah sistem yang mencatat kehadiran karyawan berdasarkan syarat dan ketentuan yang telah diatur. Paling tidak, sebuah data yang dihasilkan dari sistem absensi pegawai akan menampilkan informasi:
- Waktu datang/Waktu pulang
- Waktu terlambat
- Izin/Cuti
- Dan berbagai fitur seperti remote working
Sistem absensi pegawai baru-baru ini mulai bertransformasi secara digital layaknya layanan lain. Dahulu, sistem absensi pegawai dicatat secara manual di dalam sebuah buku. Karyawan perlu mengisi nama, divisi, dan waktu masuk di buku tersebut sebelum mulai bekerja.
Sistem manual yang memakan banyak waktu dan tools membuat divisi HRGA kewalahan. Belum lagi dalam mengawasi integritas data yang tercatat.
Tahun ke tahun, sistem tersebut bertransformasi secara digital karena perkembangan digitalisasi dan permintaan penggunaan data yang semakin akurat. Hal ini terjadi juga dalam perkembangan sistem absensi pegawai.
Jenis-jenis Sistem Absensi pegawai
Menilik sejarahnya, sistem absensi pegawai terdiri dari dua jenis; manual dan otomatis. Namun, karena sistem manual diragukan integritas datanya, dan digitalisasi semakin marak di dunia, perlahan perusahaan mulai menggunakan sistem absensi non-manual/otomatis.
Berikut adalah jenis-jenis sistem absensi baik yang manual dan otomatis untuk membantu pemahaman pembaca lebih baik lagi.
- Sistem Absensi pegawai Manual
Sistem manual mengharuskan setiap karyawan mengisi kehadirannya sendiri. Ini membuat karyawan harus mengantri lama untuk bisa mengisi kehadirannya, apalagi di perusahaan dengan kapasitas karyawan banyak.
Wah, cukup membuat terkenang, ya? Mungkin sampai tahun 2010 pun masih banyak perusahaan (khususnya yang tidak terlalu besar) masih menggunakan metode ini.
Seperti namanya, metode absensi ini menggunakan alat tulis seperti pulpen dan buku khusus absensi untuk mencatat waktu kedatangan dan pulang setiap karyawan. Dan ya, karyawan lah yang harus mengisi absensinya sendiri.
Formatnya bisa berbeda tiap perusahaan, namun informasi seperti waktu datang/pulang serta tanda tangan menjadi standar.
- Sistem Absensi pegawai Analog
Sebenarnya, absensi pegawai dengan sistem analog tidak berbeda jauh dengan sistem absensi manual (dengan pulpen dan buku).
Ketika menggunakan absensi jenis analog, terdapat sebuah alat yang terdiri dari slot untuk memasukkan kartu absen karyawan dan jam analog yang menunjukkan waktu terbaru. Saat karyawan memasukkan kartu tersebut ke dalam slot, maka waktu akan otomatis tercetak pada kartu absen. Alat ini dikenal juga sebagai mesin absensi ceklok.
- Sistem Absensi pegawai Otomatis/Digital
Setelah meninggalkan absensi pegawai dengan format manual, sekarang banyak perusahaan menggunakan format absensi secara otomatis. Kecanggihan teknologi masa kini membuat absensi pegawai dapat direkam secara digital dengan alat elektronik.
Sistem absensi online/digital kini menjadi metode absensi yang paling sering digunakan oleh perusahaan. Mengapa demikian? Pasalnya, metode kehadiran ini dinilai sangat aman dan sulit direkayasa.
Absensi digital ini juga bisa dihubungkan dengan penggunaan web agar lebih efektif lagi, dimana identitas karyawan beserta dengan daftar kehadirannya dapat dilihat dan direkapitulasi menggunakan tabel digital.
Semakin ke sini, data absensi pegawai digital juga dapat disimpan pada database berbasis cloud, sehingga perusahaan tidak harus menyediakan perangkat tambahan untuk menyimpan data absensi.
- Sistem Absensi pegawai Fingerprint
Absensi ini menggunakan sidik jari sebagai alat autentifikasi pengguna ataupun karyawan suatu perusahaan. Jika perusahaan menggunakan fingerprint untuk melakukan absen, karyawan hanya perlu menempelkan jarinya pada mesin tersebut. Kemudian mesin tersebut akan merekam kehadiran karyawannya secara otomatis. Tingkat kecurangan seperti titip absen pun sangat tidak mungkin terjadi karena sidik jari tiap orang pastilah berbeda.
Namun sayangnya, mesin absensi fingerprint cenderung mengalami error atau proses yang lambat. Apalagi saat fingerprint yang dideteksi dalam keadaan basah, kotor, ataupun berkeringat. Bisa dikatakan, mesin absensi satu ini sangat sensitif saat digunakan.
- Sistem Absensi pegawai Digital berbasis PIN
Absensi satu ini memiliki beberapa tombol angka dan huruf. Sesuai dengan namanya, absensi digital satu ini menggunakan kata sandi atau password yang diberikan kepada setiap karyawan di suatu perusahaan.
Sebelum digunakan, karyawan harus mendaftarkan dirinya ke dalam sistem. Kemudian, mereka harus membuat password masing-masing dan mengisinya pada alat absensi digital yang telah dipasang oleh perusahaan bersangkutan.
Namun sayangnya, absensi digital seperti ini masih memiliki celah kecurangan. Apabila ada karyawan yang berniat titip absen, maka mereka hanya perlu memberitahukan password-nya kepada orang lain.
- Sistem Absensi pegawai Magnetic Card
Absensi magnetic card seperti versi canggih dari mesin absensi ceklok, karena pada sistem ini membutuhkan kartu akses yang akan menjadi pencatat waktu kehadiran karyawan secara digital.
Meski harganya cukup murah, kualitas dari mesin ini bisa diperhitungkan karena cukup menggesekkan kartu, data kehadiran karyawan pun bisa tersimpan dengan baik ke dalam sistem.
Saat ini banyak juga yang bermodelkan tap card, sehingga terkesan lebih modern dan dapat diakses lebih cepat.
Cara Memilih Sistem Absensi pegawai yang Cocok dengan Kebutuhan Perusahaan
Saat ini, bisa dibilang sistem absensi otomatis bahkan online sudah mulai masuk ke banyak perusahaan. Banyak produk yang sudah tersedia di Indonesia dan bisa dicoba oleh tipe perusahaan manapun.
Karena begitu beragam, terkadang perusahaan atau calon pengguna sistem jadi bingung harus memilih sistem yang mana untuk perusahaannya. Tentu harus yang sesuai dengan kebutuhan jangka pendek dan panjang.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat akan memilih sistem absensi pegawai untuk perusahaan Anda:
- Efisiensi Pengelolaan dan Akses
Sebuah sistem absensi pegawai baiknya mampu untuk meningkatkan efisiensi waktu pengelolaan dari sisi HRGA. Tim HRD terdiri dari lebih satu orang dan satu generasi. Mungkin ada orang yang bisa cepat memahami sistem baru, ada yang tidak. Operasional yang mudah dan efisien akan membantu semua jenis tim.
Sistem absensi tersebut juga baiknya mudah untuk diakses oleh karyawan, dengan menggunakan perangkat terkini seperti dengan bermodalkan smartphone, internet, dan GPS.
- Akurasi Data dan Integrasi Ke Sistem
Tingkat akurasi data adalah poin jual yang sangat penting bagi penyedia layanan sistem absensi, karena inilah yang paling dibutuhkan oleh setiap perusahaan.
Tujuan dari menggunakan sistem absensi non-manual adalah agar data dapat direkapitulasi dengan tepat, karena data absensi terhubung dengan data payroll. Tidak boleh terjadi kesalahan penghitungan, atau gaji karyawanlah yang jadi korbannya.
Jadi, pastikanlah sistem absensi yang dipilih memiliki tingkat akurasi yang di atas standar sehingga data yang dihasilkan akurat.
- Keamanan yang Terjamin
Seperti yang kita tahu, data absensi termasuk sebagai data confidential perusahaan karena biasanya data ini terintegrasi dengan data pribadi karyawan dan payroll.
Sangatlah penting bagi perusahaan untuk memastikan sistem absensi yang akan digunakan bisa menjamin keamanan dan kerahasiaan data agar tidak mudah diakses oleh yang tidak berkepentingan.
- Mudah Digunakan/Customizable
Efisiensi data dari sistem absensi juga berhubungan dengan mudah atau tidaknya sistem absensi tersebut diatur sesuai kebutuhan. Jika sudah dipasang sesuai kebutuhan dan kapasitas perusahaan, tentu akan memudahkan admin dan karyawan dalam menggunakannya.
- Sesuai dengan Budget
Memilih sistem absensi yang akan digunakan juga perlu disesuaikan dengan budget perusahaan. Jangan sampai anggaran perusahaan membengkak hanya untuk pengelolaan absensi pegawai, apalagi jika cara operasionalnya tidak sesuai dengan kapasitas pengguna.
Penting bagi perusahaan untuk mencoba trial/demo sebelum benar-benar memutuskan untuk menggunakan layanan sistem absensi pegawai.
Bagaimana, tertarik untuk menerapkan sistem ini di perusahaan Anda? Software attendance management bahasa Indonesia seperti Talenta hadir sebagai solusi untuk membantu mempersingkat pekerjaan HRD dalam pengelolaan kehadiran di perusahaan.
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Selain itu Talenta dilengkapi dengan berbagai fitur canggih, salah satunya adalah fitur software attendance management bahasa Indonesia yang bisa diakses melalui smartphone sehingga Anda bisa mengorganisir kehadiran kerja dengan praktis, mudah, dan efisien.
Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir di websitenya untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales dan konsultasikan masalah HR Anda kepada Talenta!