Berbicara tentang kegiatan di departemen HR pasti akan berhubungan dengan data karyawan. Pengelolaan data karyawan merupakan hal yang penting karena data karyawan merupakan dasar untuk perhitungan penggajian karyawan. Untuk mengelola data karyawan diperlukan ketelitian yang ekstra agar data yang tersimpan merupakan data yang akurat. Selain itu, diperlukan juga aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile.
Informasi yang termuat dalam data karyawan tidak hanya data diri saja, tetapi berkaitan dengan jatah cuti, masa kerja, histori prestasi, rotasi dan mutasi yang pernah dialami selama bekerja dan masih banyak lagi.
Pengelolaan data karyawan dengan baik dan tepat dengan aplikasi data pegawai berbasis web akan membantu karyawan, HR, maupun perusahaan dalam menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan masing-masing.
Belakangan ini, seiring dengan berkembangnya teknologi, software HR membantu banyak dalam menyederhanakan tugas administratif HR, sehingga HR dapat menyelesaikan tugas tersebut dengan lebih praktis dan mudah. Berikut adalah alasan mengapa data karyawan harus dikelola dengan baik menggunakan aplikasi data pegawai berbasis web:
- Data mungkin akan dibutuhkan di masa yang akan datang
Data karyawan yang telah disimpan dalam aplikasi data pegawai berbasis web pada saat tertentu pasti akan dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan untuk menggunakan, HR tentu harus membongkar dan mencari file tersebut, hal tersebut tentunya memerlukan waktu dan tenaga yang cukup banyak. Dengan menggunakan software SDM, pencarian data karyawan dapat dengan mudah dilakukan karena seluruh data karyawan tersimpan dalam satu database yang dapat dicari dalam satu kali klik.
- Data karyawan sumber informasi perhitungan gaji karyawan
Absensi karyawan merupakan salah satu bagian dari data karyawan. Absensi karyawan yang terkelola dengan baik akan memudahkan perhitungan gaji secara akurat. Faktor-faktor yang mempengaruhi gaji karyawan yang berkaitan dengan kehadiran karyawan contohnya adalah kelengkapan dan jam absensi, lembur, tunjangan untuk shift tertentu dan masih banyak lagi. Informasi mengenai absensi karyawan akan terekam secara detail dan terintegrasi jika menggunakan aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile.
- Evaluasi kinerja karyawan
Pengelolaan data karyawan yang baik dengan aplikasi data pegawai berbasis web akan mempermudah dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan. HR tidak perlu membongkar untuk mencari data karyawan pada periode sebelumnya. Sehingga untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan tidak memakan waktu yang lama, karena data periode sebelumnya mudah untuk diakses kembali. Dari data dalam aplikasi data pegawai berbasis web tersebut HR dapat menilai bagaimana kinerja setiap karyawan dan menetapkan rencana strategis untuk pengembangan karyawan perusahaan.
- Kontrol data lebih mudah
Data karyawan yang tersimpan dengan baik terlebih jika menggunakan aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile akan lebih mudah untuk dikontrol. Masing-masing pihak memiliki akses untuk dapat melihat data karyawan. Tentu saja akses yang diberikan pada masing-masing karyawan berbeda, sehingga data yang sifatnya confidential tetap terjaga kerahasiaannya.
5 Aplikasi Data Pegawai Berbasis Web Terbaik untuk Manajemen Aktivitas Karyawan
- Talenta
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, aplikasi data pegawai berbasis web dari Talenta juga dilengkapi fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.
Fitur-fitur yang disediakan aplikasi data pegawai berbasis web dari Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Talenta by Mekari:
- Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
- Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam aplikasi data pegawai berbasis web dari Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
- Tim Support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi data pegawai berbasis web dari Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.
- Attendzone
Solusi untuk melacak kehadiran karyawan menggunakan aplikasi di perangkat seluler mereka. Attendzone memanfaatkan GPS dan selfie sebagai keunggulan fitur utamanya dalam mengoptimasi absensi. Selain itu, Attendzone juga memiliki fitur notifikasi yang akan diberikan kepada karyawan jika terlambat dan juga lupa saat absensi.
Attendzone memiliki fitur yang diperlukan pada kondisi saat ini, fitur yang lebih professional dihargai hingga 50 dollar per-bulan dengan fitur payroll-nya.
- Jibble
Pantau kehadiran tim Anda, apakah mereka bekerja di kantor, dari rumah atau di luar, Anda akan dapat memantaunya. Fitur yang di unggulkan dari Jibble adalah Face Recognition atau pengenalan wajah dan fitur Geolocation dimana karyawan dapat terdeteksi dengan akurat dimana mereka berada. Jibble juga memiliki versi profesionalnya, seharga 3 dollar per-bulan untuk fitur payroll-nya.
- Darwinbox
Software manajemen waktu dan kehadiran memungkinkan bekerja dengan beragam shift & daftar nama serta personalisasi cuti dan kehadiran. Dengan fitur-fitur seperti Geotagging, One View, Biometric Integration, dll. Anda dapat mengawasi dengan lebih baik cara penggunaan waktu yang berharga di tempat kerja oleh tenaga kerja Anda. Untuk harga dapat cek langsung di website resmi Darwinbox.
- Employee Time Clock
Tanda memiliki fitur yang cukup sama dengan aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile lainnya yaitu fitur GPS dan juga selfie. Selain itu, Satu hal yang diunggulkan dari Tanda adalah Anda dapat mengajukan cuti pada aplikasi. Tanda dapat Anda unduh secara gratis di Google Play Store.
Empat aplikasi diatas menawarkan fitur yang beragam dan keempatnya mengunggulkan fitur kehadiran dengan Geolocation / GPS / Geotagging, Selfi, Face Recognition, notifikasi dan pengajuan cuti.
Itulah beberapa rekomendasi aplikasi data karyawan yang Anda dapat pertimbangkan untuk perusahaan. Dengan implementasi program data karyawan, diharapkan manajemen personalia dalam perusahaan pun berjalan lancar dan lebih efisien. Semoga dapat membantu!